خیلی از ما در اولویت بندی و برنامه ریزی برای کارهایمان موفق نمیشویم، یا بهتر است بگوئیم از خودمان راضی نیستیم.

چشم آبی ها برای موفقیت در این موارد، ابزارهای بسیار بسیار ساده ای دارند (عمده آنها هم ریشه در شرق دارد، که التبه مهم نیست،‌ مهم این است که آنها از این ابزارها استفاده میکنند)، که استفاده از آنها را "آموخته اند".

یکی از این ابزارها، ابزاری است که گویا آقای آیزنهاور برای اولویت بندی کارهایش از آن استفاده میکرده است. مطمئنم که وقتی با کارکرد این ابزار آشنا شوید، در اینکه آیزنهاور به عنوان یک رئیس جمهوری از این ابزار ساده استفاده میکرده، تردید خواهید کرد، اما باور کنید. البته باید به اسم آقای دکتر استفان کاوی هم در ابداع و استفاده از این روش اشاره کرد.

این ابزار کار ها را به 2 دسته اصلی تقسیم میکند:

کارهای مهم: کارهایی که خروجی آنها بر دستیابی به نتیجه در کار شما اثر میگذارد.

کارهای فوری: کارهایی که نیازمند توجه فوری هستند و اغلب در راستای حصول نتایج دیگرانهستند.

ما معمولاً بر کارهای فوری تمرکز میکنیم، این کارها هستند که عمده انرژی ما را جذب میکنند،‌چون عدم توجه به آنها، عواقب خوبی ندارد.

در این روش کارها با ترکیب کارهای مهم و فوری به 4 دسته تقسیم میشوند

• کارهای مهم و فوری: دو نوع کار هست که هم مهم و هم فوری هستند. یا آنها که ما موفق به پیش بینی آنها نشده ایم، یا آنها که انجام آنها را مرتباً به تاخیر انداخته ایم تا به مرحله فوری رسیده اند. در مورد این کارها چند نکته هست. در مواجهه با تمام کارهای این دسته باید ابتدا بررسی کنید که آیا میتوانستید این کار را پیش بینی کنید، یا چرا آن را دائم به تاخیر انداخته اید تا به اینجا رسیده اید؟ به این روش، برنامه ریزی خود را بهبود میدهید و در آینده کمتر با این کارها مواجه میشوید.
  اما گاهی واقعاً کارهای غیر قابل پیش بینی رخ میدهند، بنابراین لازم است که در برنامه کاری خود همیشه مقداری زمان آزاد یا منعطف پیش بینی کنید که به این دسته از کارها اختصاص دهید. گاهی حتی لازم میشود که بخش قابل توجهی از کارها را بر اساس یک پیش آمد غیر منتظره، از نو برنامه ریزی کنید.
• کارهای فوری و غیر مهم (وقفه ها): این کارها، کارهایی هستند که شما را از رسیدن به اهدافتان دور میکنند. در مواجهه با اینکارها که معمولاً از سوی همکارانتان به شما ارجاع میشوند، این است که از خود بپرسید که آیا واقعاً باید این کار انجام شود؟ آیا واقعاً من باید آن را انجام دهم؟ میتوانید همکارانتان را تشویق کنید که مشکلاتشان را خودشان حل کنند. همچنین میتوانید با ترتیب دادن جلسات منظم، در زمانهای برنامه ریزی شده، منشاء این مشکلات را بشناسید و قبل از آنکه به صورت فوری به شما ارجاع شوند، توسط خود فرد حل یا انجام شوند. به این ترتیب این کارها را از گروه فوری ها خارج میکنید.
• کارهای مهم اما غیر فوری:این گروه، مهم ترین گروه از کارهای شما هستند،‌اینها کارهایی هستند که دقیقاً در راستای اهداف شخصی و حرفه ای شما هستند،‌بهترین زمانها و بیشترین وقت را به این کارها تخصیص دهید. آنها را به موقع انجام دهید تا به گروه فوری ها نروند، به این ترتیب احتمال رعایت برنامه زمان بندی را افزایش داده و از وارد شدن تنش به خودتان، در اثر فوری شدن این کارها، دوری میکنید.
• کارهای غیر مهم و غیر فوری (وقت تلف کن): این کارها فقط تمرکز شما را بر هم میزنند و در صورت امکان باید از آنها دوری گزید. اینها معمولاً کارهایی هستند که دیگران، بدون دلیل روشن، دوست دارند که شما آنها را برایشان انجام دهید. این کارها هیچ ربطی به برنامه ها و اهداف شما ندارند و بهتر است با کمال ادب و در عین حال محکم به آنها "نه" بگوئید. دیگران هم وقتی شما را مصمم و سازمان یافته ببینند، کم کم از ارجاع این کارها (که ممکن است در اثر تنبلی انجامش نداده باشند) به شما، منصرف میشوند.

اما از دیدگاه رفتار سازمانی، آدمهای I به سختی "نه" میگویند، چون نمیخواهند دیگران را آزار دهند. به همین ترتیب از "نه" شنیدن هم خیلی آزرده میشوند، بنابراین باید در اینگونه برخورد با این گروه،‌خیلی مراقب بود.

آدمهای D استاد ارجاع کارهای روتین یا پر جزئیات خود به دیگران هستند. سعی کنید برای آنها دستیار یا کمکی به این منظور پیش بینی کنید و اگر تعداد ارجاعهای غیر لازم آنها زیاد شد، صریح، محکم،‌مودب و در یک مکالمه کوتاه به آنها تذکر دهید.

C ها بعید است کسی را آن قدر دقیق ببینند که کارشان را به او ارجاع دهند، در ضمن آنها میخواهند تمام جزئیات را وارسی کنند. پس به آنها اهمیت توجه به زمانبندی را در کنار ضرورت حفظ کیفیت تذکر دهید.

S ها عاشق برنامه زمانی هستند. اما ممکن است به علت تحمل زیادی که دارند، نتوانند خوب "نه" بگویند. به آنها کمک کنید که در برابر حمله های احتمالی از سوی D ها، مصون بمانند.

سربلند باشید.

این نوشته از اینجا الهام گرفته شده است.